À quoi sert une indemnité repas ?

En principe, les dépenses de nourriture constituent des dépenses personnelles : chaque salarié doit normalement financer ses repas. Toutefois, certaines conditions de travail peuvent obliger le salarié à engager des dépenses supplémentaires.

Une indemnité repas peut alors être versée lorsque le salarié est notamment :

• en déplacement professionnel ;
• contraint de prendre son repas sur son lieu de travail ;
• dans l’impossibilité de rentrer déjeuner à son domicile ;
• soumis à des horaires particuliers ;
• affecté à un poste ouvrant droit à une indemnité prévue par une convention collective ;
• obligé de prendre son repas au restaurant en raison de son déplacement.

L’indemnité permet de rembourser ou de compenser les frais supplémentaires occasionnés par le travail. Elle n’est pas obligatoirement accordée à tous les salariés : son versement dépend de la situation et des règles applicables.

Quels sont les différents types d’indemnités repas ?

Plusieurs dispositifs peuvent être désignés par l’expression « indemnité repas ».

L’indemnité de restauration sur le lieu de travail peut être versée lorsque le salarié est contraint de prendre son repas sur son lieu de travail en raison de conditions particulières d’organisation ou d’horaires.

L’indemnité de repas hors des locaux de l’entreprise concerne notamment le salarié en déplacement qui ne peut pas regagner son domicile ou son lieu habituel de travail pendant sa pause.

L’indemnité de repas au restaurant peut s’appliquer lorsque les conditions du déplacement obligent le salarié à prendre son repas dans un restaurant.

Le montant et le régime social de l’indemnité dépendent donc de la situation réelle. Le simple fait de travailler pendant l’heure habituelle du déjeuner ne suffit pas toujours à ouvrir un droit.

Quelle différence entre indemnité repas et avantage en nature ?

L’indemnité repas et l’avantage en nature repas correspondent à deux situations différentes.

Une indemnité repas est une somme versée au salarié pour compenser une dépense liée à son activité professionnelle.

Un avantage en nature repas correspond à un repas directement fourni par l’employeur. Sa valeur est intégrée à la rémunération afin de calculer les cotisations sociales, puis déduite du net à payer puisque le salarié a déjà reçu le repas.

Dans le secteur des hôtels, cafés et restaurants, il est également possible de rencontrer une indemnité compensatrice de nourriture. Lorsque les conditions conventionnelles sont réunies, l’employeur doit nourrir le salarié ou lui verser une compensation si aucun repas ne lui est fourni.

L’indemnité repas est-elle soumise aux cotisations sociales ?

Lorsqu’elle correspond à un véritable frais professionnel et respecte les conditions et limites fixées par l’Urssaf, l’indemnité repas peut être exonérée de cotisations sociales.

L’employeur doit pouvoir démontrer que le salarié a été exposé à des frais supplémentaires de nourriture en raison de son activité professionnelle.

Si les conditions ne sont pas réunies ou si l’indemnité dépasse les limites d’exonération, tout ou partie de la somme peut être réintégré dans la rémunération soumise aux cotisations.

Les barèmes étant régulièrement réévalués, il est recommandé de consulter les montants publiés par l’Urssaf pour l’année concernée.

Comment fonctionne l’indemnité repas en intérim ?

Dans le travail temporaire, l’agence d’intérim est l’employeur du salarié. C’est donc généralement elle qui verse l’indemnité sur le bulletin de paie.

L’entreprise utilisatrice doit transmettre à l’agence les informations nécessaires au calcul de la rémunération : horaires, jours travaillés, conditions de déplacement et éventuels avantages ou indemnités associés au poste.

L’intérimaire doit bénéficier d’une rémunération équivalente à celle d’un salarié de qualification comparable occupant le même poste dans l’entreprise utilisatrice. Une indemnité repas versée aux salariés permanents placés dans les mêmes conditions peut donc devoir être prise en compte.

Toutefois, toutes les indemnités ne sont pas automatiquement dues. Il faut vérifier la convention collective, les accords applicables et les conditions réelles d’exercice de la mission.

Comment apparaît-elle sur le bulletin de paie ?

L’indemnité repas doit être identifiable sur la fiche de paie. Son traitement dépend de sa nature :

• lorsqu’elle constitue un remboursement de frais professionnels exonéré, elle est généralement ajoutée au montant net versé sans être intégrée au salaire brut ;
• lorsqu’elle est considérée comme un élément de rémunération, elle entre dans l’assiette des cotisations sociales ;
• lorsqu’un repas est fourni, sa valeur peut apparaître sous la forme d’un avantage en nature.